Optimiser les besoins et les déplacements des bénévoles pour des trails de grande envergure : comment Qoezion a accompagné la Volvic Volcanic eXperience.
La Volvic Volcanic eXpérience (VVX) se déroule pendant le week-end de l’ascension tous les ans sur la commune de Volvic. A la fois un événement sportif et culturel, la VVX est le premier événement certifié Carbon Trust.
Dans un premier temps, les coureurs et leurs accompagnateurs pratiquent des épreuves sportives (6 trails de 15km à 224km, 3 randonnées de 15 à 100 km, 15 stands gratuits de découverte de sports outdoor) pendant une journée. Puis le lendemain, les participants reviennent en famille sur leurs traces pour découvrir le patrimoine local (volcans, eau, pierre et gastronomie) à travers des visites et des ateliers pédagogiques. Les journées sont ponctuées par des spectacles, repas festifs et concerts.
La cartographie de Qoezion pour optimiser les ressources.
"Avant Qoezion, afin que les bénévoles puissent se repérer, les différents lieux d’affectation étaient mentionnés via une carte ou par l’envoi de points sur un plan. Aujourd'hui, la cartographie proposée par Qoezion permet à la VVX de tout gérer via un seul logiciel." explique Christophe Gay, responsable des bénévoles de la Volvic Volcanic eXpérience.
Qoezion a donc mis à disposition la cartographie pour permettre à la VVX d’indiquer les points d’intérêt essentiels (ravitaillement, postes de secours, secteurs) et les associer aux activités staff et à des services (restauration, guidage).
"Aujourd’hui, la cartographie proposée par Qoezion nous permet de tout gérer via un seul logiciel."
Une communication fluidifiée.
La communication entre l’organisation et les bénévoles se faisait via une liste de contact sur une feuille. Maintenant avec Qoezion, la VVX peut envoyer des messages plus simplement et rapidement à ses bénévoles via la plateforme dédiée.
Un gain de temps considérable.
Jusqu’à présent la gestion des bénévoles se faisait via un tableau Excel et nécessitait un gros travail d’analyse pour les différentes affectations. Qoezion a permis une gestion plus facile et plus performante des bénévoles.
"Qoezion va nous permettre d’optimiser nos besoins et référencer les différents déplacements des bénévoles pour estimer encore plus précisément notre empreinte carbone."
Christophe Gay
Responsable bénévoles de la Volvic Volcanic eXpérience.
L’équipe de Qoezion a mis en œuvre toutes ses compétences afin d’accompagner la VVX au mieux dans la prise en main de l’outil. Cet accompagnement s’est traduit par de la formation sur les différentes fonctionnalités de la solution (planification, cartographie, restauration, dotations...).
Et maintenant, pourquoi pas vous ?
sans carte bancaire.
