Gérer annuellement les bénévoles d'une salle de spectacle : comment Qoezion accompagne Le Temps Machine et le Bateau Ivre

2 salles de spectacles à Tours font vivre leurs scènes musicales grâce aux bénévoles

Le Temps Machine

Le Temps Machine est un lieu dédié aux musiques actuelles, soutenu par Tours Métropole Val De Loire, la DRAC Centre - Val De Loire, le Conseil Départemental d'Indre et Loire, la Région Centre Val De Loire, le CNM et la SACEM. L’équipement comprend deux salles de spectacles avec une capacité de 600 et 200 places (debout), 3 studios de répétition et un centre de ressources.

Le Temps Machine accueille les gros plateaux techniques et les artistes têtes d’affiche des scènes rock, pop, electro, hip hop, reggae… C’est aussi un espace de création, de filage et d’accompagnement scénique au service des groupes. Ponctuellement, elle peut également accueillir d'autres projets (expositions, conférences, salons ...).

Le Bateau Ivre

Créé en 1983 par deux passionnés de musique et de théâtre, le Bateau Ivre était dès le départ un lieu culturel totalement atypique. Après sa fermeture en 2010, un collectif de citoyens se rassemble pour faire revivre cette salle de spectacles mythique. Leur projet : une salle de spectacle de 299 spectateurs, accessible à toutes les associations et compagnies, ouverte à tous les arts.

La gestion de la salle se pérennise depuis quelques années en SCIC (Société Coopérative d’Intérêt Collectif), statut qui s’inscrit dans le courant de l’économie sociale et solidaire, système économique qui place l’homme, et non le capital, au cœur du projet.

Les mêmes profils de bénévoles pour les deux entités :

• beaucoup de bénévoles “anciens” qui reviennent régulièrement,
• de nouveaux bénévoles qui viennent une fois ou plus souvent,
• l’âge des bénévoles est très varié et variable, il peut y avoir de très jeunes personnes et de personnes beaucoup plus âgées.

Un outil simple d’utilisation pour les bénévoles et les organisateurs.

Dans Qoezion, chaque équipier dispose d'un espace personnel où il peut consulter son planning et sa messagerie. Une fois l'outil pris en main, les équipes sont conquises par la simplicité d'utilisation.

"La solution Qoezion a été plutôt bien accueillie par nos bénévoles", nous confie Thomas Giovani, responsable du Bateau Ivre.
"Les bénévoles créent des affinités. Avec Qoezion ils peuvent savoir avec qui ils sont affectés, pour leur plus grande joie", complète Maxime Levieux, chargé du Temps Machine.

Maxime, responsable de la salle Le Temps Machine, nous précise : “Je connaissais et j’avais d’autres outils mais je resterai sur Qoezion, c’est le plus simple autant d’un point de vue bénévoles que d’un point de vue organisateurs. La plateforme est facile à gérer, les fonctionnalités sont adaptées et il y a du répondant de l’équipe support. C’est un bon système.”

Un outil qui évolue et s'adapte à toutes les situations.

Thomas nous explique  : “La gestion de bénévoles a été ma première problématique, j’ai eu un mois pour tout créer en septembre 2020. Lorsque j’ai commencé à utiliser Qoezion, j’ai eu quelques difficultés à l’appliquer à ma structure puisque j’ai un besoin non pas sur un week-end mais sur une ouverture hebdomadaire. Mais une fois que cela a été pris en main, tout fonctionne !
L’outil Qoezion est le plus simple que j’ai eu en main, et il est facile à mettre en application une fois que l’on a tout configuré pour notre salle de spectacles.”

Un gain de temps sur les plannings au profit du contact humain.

Maxime témoigne : "Ce gain de temps sur les plannings permet d’octroyer du temps en échanges humains directs, on peut prendre le temps d’appeler les bénévoles, c‘est plus confortable !"

"Les bénévoles donnent de leur temps libre, le bénévolat doit rester un moment sympa et cool, où les équipes peuvent devenir de vraies équipes de copains. C’est une gestion simple, nos bénévoles cherchent à maintenir le lien humain, cela nous libère du temps pour assurer cela."

Les prochaines étapes dans votre utilisation de l’outil :

Maxime : “Mon idée actuelle est d’intégrer les bénévoles sur des actions de formation (sécurité en particulier) mais d’autres thèmes peuvent cohabiter avec celui-ci, par exemple le développement d’un module pour permettre aux bénévoles de déposer leurs idées ou encore leurs attentes.”

Thomas : "Nous avons le même fonctionnement, nous allons mettre en place plus de choses concernant la démocratie citoyenne, notamment des commissions. Notre problématique : Nous devons mettre en place des contrats d’engagement bénévoles à chaque intervention individuelle. Un module dédié permettant d’échanger et d’archiver des documents pourrait nous être utile."